普段の業務

私は学校法人ヴィアトール学園の事務局で働いています。事務局の中でも特に企画と会計という業務をしています。企画は主に今回のような研修も含む、「学校をより良くしていくこと」を中心に取り組んでいます。 また、中期経営計画を作ったり、あるいは高校2年生の土曜講座で生徒と普段の指導教科ではないところで関わったりもしています。会計は、会計・財務に関する業務を行っています。

普段の業務での生成AIの活用状況

色々なところでAIを活用していて、例えば僕はExcelでマクロがあまり組めないのですが、「こういうことがしたいんだけども、 それができるマクロのコードを書いて」というプロンプトを作成したりしています。成功することも失敗することもありますが、自分で1から書くよりも、LLMの回答を少し手直しすれば動く形にもなるので、とてもやりやすいです。

他には、企画を考える時にも、自分の中で出てくるアイデアはどうしても限られてくる部分があります。そこで、LLMの特徴として、最適な一般解を出してくれるというところがあります。この学校の実態は当然学校の人間しか知らないけれども、「一般的にこういうことがいいとされているよ」という回答を出してくれます。そこから、研修で習ったスキルを使っていくつかの案を作らせ、自分の学校の状況に合わせて、より当てはまるものを採用する、という使い方もしています。

あとは、外向けに出す文章作成もLLMはかなり得意だと思います。 

学校名義で出す文章に、「最初の季節の挨拶みたいなところとかも入れて文章作って」ということをお願いしています。「私は学校長です。 生徒に○○な案内をしたいので、～な文章を作ってください。」などをプロンプトに入れると、すぐに文案を出してくれるので、それをベースに文章を作成する、などの使い方をしています。

研修を受けた中で得た新たな学び

元々ChatGPTの有料版の契約自体はしていましたが、研修前はほんとど誰も使っていませんでした。 

しかし、研修を受けた今は、事務局の従業員の全員がChatGPTの有料版を活用していろんな業務をしています。

例えば、英語でネイティブ教員を採用する際の英語の文章を考えるとき、この英語でいいのかという確認をChatGPTを使って行っていました。それ以外にも、議事録を文字起こしするのも、文字起こしツールで音声データを読み込ませて文字起こしをさせて精度が不十分な時に、それを改めてChatGPTに読み込ませて、もうちょっと精度を上げるみたいな作業もしています。

このように幅広く活用してくれてるような印象ですね。

研修のオススメポイント

研修で特に個人的に良かったなと思うのは、ChatGPTとかLLMの利用だけでとどまらず、様々な場面でどんなプロンプトをChatGPTに打ち込んでいくのが効果的なのかを学び、豊富なワークを通して取り組めた点と、それを実際企画などの形としてアウトプットまで持っていくところまでできた点です。

普段から企画を考える業務をやっていないと、なかなか企画的な考え方は身につかないと思います。しかし、企画を考えたことがない人でも上手くChatGPTを使えば、かなりのクオリティのものを作れます。自分の中にあるアイデアだけでなく、ChatGPTを使うことで、その業務を実施したことがあってもなくても、クオリティの高いものを作り上げられることを、この研修を通してみんなが学んでいけたんじゃないかなと思っています。

一時期、事務局の中でもホットワードになったんですけど、「MECEに考えようね」という言葉が事務局内で流行って、「ちゃんとそれはMECEにできてるのか？」ということなどを当たり前に言い合うようになりました。そういうところも含めて、業務を前向きに改善していこうみたいところのと意識付けみたいなのに繋がったのかなと思っています。

研修におけるChatGPTの使い方以外の魅力

自分でやっぱり勉強しないとなかなか身につかないと思ったものに、「イシューから始めよう」というのがありました。 日々の業務を「こなす」形になってしまうと、課題を課題として認識できなくなってしまうというのが問題意識としてあります。

学校事務の中には、年間でおおまかなスケジュールが決まっているものも多くあります。例えば、4月に入学式があって、その後に研修旅行→夏休み→文化祭→体育祭というような。ルーティン的に1年間が流れてしまうと、1年前やったことを良くも悪くもそのまま踏襲してしまうこともありえます。日々の業務を行うだけだと、そこから抜け出せなくなってしまうケースもありますよね。

しかし、御社の研修を受けた後は、必然的に「自分の業務のどこにLLMを使えるだろうか」「自分の業務のうちどこがよりLLMで効率的にできるだろう」という思考を持てるようになったんです。そうすると、ただこなすだけでは気づけなった課題に気付くことにもつながりました。また、難しいと感じていた問題や課題もLLMを使えば想像よりもはるかに簡単に解決ができることが分かりました。結果、一番身に付けてほしいと思っていた、組織全体の「問題や課題に前向きに取り組む力」につながりました。

LLMを普段から活用するという思考が前に進む力になり、少しずつ業務が改善していることを感じています。研修を受けたことで、その最初の1歩が踏み出せたと思っています。

組織全体で受けた効果

共通言語ができるということが、非常に大きいなとは思います。ChatGPTの使い方や、「これってChatGPTを使ったら楽にできるよね」ということが共通理解として得られたというのはとても大きいことだと思っています。役職や立場に関係なく、「じゃあ、あとはこれをChatGPTで校正しておいて」とか、簡単な指示で済むことは、組織としては非常に大きい効果だと思います。

効率化という観点で言うと、例えばネイティブ教員に送るメールだと、以前は一旦自分で英訳をしてみて、これで合ってるのかっていうのを英語の先生に見せに行って、という手間がありました。しかしChatGPTがあれば、それらの作業が一切無くてよくなる、というようなところですね。みんなの中で「ChatGPTでこういうことができるよね」というのが、当然のように理解されていれば、非常にスムーズに進む仕事もあるのかなと思っています。ChatGPTを使って仕事のスピードと質を上げるということに対してみんながプラスに捉えてくれることにもなると思うので、そこは非常にいいなと思います。

これから生成AIを活用して挑戦してみたいこと

事務局としての目線と、学校全体の教育としての目線があると思っています。

事務の目線で言うと、業務を効率化していくことは必然だと思っています。それこそ洗濯機が登場した時に手洗いでの洗濯にこだわり続けるなんて、そんな非効率な話はないだろうということと似ているのではないかと思います。使えるものは全部使って効率化していくのが大切だと感じています。そして生産性を上げて、できるだけ本当にやるべき部分の業務をしっかり行うことがまず第一だと思っています。また、もっと事務としてその学校のプレゼンスを上げる、ことも考えていく必要があると考えています。

一方、学校全体の教育としてっていう目線で言うと、もはや生成AIなしの時代に戻ることはないので、それがある前提で教育に取り組んでいかないといけないと僕は思っています。AIなしの世界観がもはや社会ではあり得ない状態になっているので、当然その生成AIありきで、 じゃあ自分に何ができるのかを問い続けていかないといけないし、僕たち学校側としても生成AIを使えるという前提で、じゃあそれをどう使うのかを生徒とともに考えていくべきかと思います。AIをうまく使うためにはある種そのAIより賢くないといけない部分もあると思うので、そこも含めてどうやって教育をしていくのかを考えることが、今後の課題かなと思っています。

研修の導入を検討されている方へのメッセージ

僕はこの研修を受けてみて、正直とてもいいなと思っています。何がいいかと思ったかというと、 共通言語ができることに尽きるんだと思います。生成AIと聞いても、使いこなしている人、名前を聞いたことがあるくらいで全く使っていない人、ChatGPTはわかるけどGeminiはなにか知らないみたいな人も多分いると思うんです。その人たちがある程度、共通のレベルまで来るというのはとてもいいことだと思います。

それは仕事をする上で特に重要なんだと感じます。「じゃあChatGPTでこれやっといて」っていう仕事の依頼の仕方ができるのは、それまでと比べるととても効率的ですよね。共通認識がなかったら、「ChatGPTっていうものがあってね」という説明を一から自分でするか、ChatGPTとか何も言わず「これやっといてね」と伝えることになり、本来ChatGPTでやれば5分で終わる仕事を2時間、3時間かけて取り組んで、出てきたものも自分の思ってたものとは少し違う…ということが起こる可能性もあります。

研修を受けるまではそれが普通だったんですが、それってフラストレーションが溜まりますよね。ある程度、共通言語として「ChatGPTでこれやっといて」と依頼をして、ちゃんとしたものがそれなりに5分とかで返ってくるとなると、それは非常に大きいなと思います。同僚の間でもそういう形で話をしたり、「ChatGPTに聞いてみたんだけど」みたいな会話ができると、当然議論の質も高まってくると思うし、よりいいアウトプットに繋がっていくのかなと思いますので、ぜひ研修を受けてほしいなと僕は思います。